Så här blir distansarbetet roligare med Microsoft 365

På många företag har arbetssätten snabbt utvecklats till att ske på fler digitala plattformar och verktyg. Denna förändring kan vara utmanande eftersom både chefer och medarbetare behöver stöd i digitaliseringen, och ibland kan vi som människor sakna den där energin vi annars får av att sitta i samma rum. Nedan delar jag med mig av bra funktioner och tips för dig som är igång med Microsoft 365 som livar upp distansmöten och ger ökad samverkan och produktivitet.

Pigga upp även det tråkigaste av alla möten

Tips 1 – ”Together mode”

Nu finns en funktion som heter ”Together mode”, den togs fram för att motverka ”Video fatigue” (alltså att vi tycker att det är tråkigt med distansmöten och för att vi lätt tappar fokus). ”Together mode” gör att vi får en känsla av att vi sitter tillsammans i samma lokal. Jättetrevligt om du frågar mig!

Ett allmänt tips är att du såklart ALLTID ska ha kameran på oavsett om du använder ”Together mode” eller inte.

”Togheter mode” stödjer i dagslägen 49 användare åt gången. Ni behöver vara minst 5 deltagare i mötet för att det ska fungera. Teams hjälper dig att visa mest aktiva personer om ni är fler är 49st.

När ska man använda ”together mode”?

När flera personer talar; det gör att det är lättare och bekvämare för människor att hitta ögonblick för att delta i en konversation.
När du måste delta i många videomöten. De flesta användare uppger att man blir mindre trött och mer delaktig.
Användbart när en grupp kan ha problem med att hålla sig uppmärksam, till exempel på utbildningar.
Stödjer presentatörer som behöver "läsa rummet" eller få energi från deltagarna.

När ska man inte använda ”together mode”?

Om du behöver visa fysiskt innehåll i din miljö, till exempel en fysisk Whiteboard, är Together-läget inte det bästa valet, eftersom det bara tar dig, inte din bakgrundsmiljö, in i det delade utrymmet.
Den första versionen av Together-läget är inte optimerad för att dela en PowerPoint-presentation. Om en PowerPoint-presentation är huvudevenemanget och tar upp hela tiden för ett möte, kanske inte Tillsammans-läget är till hjälp.
Gå inte runt eller rör kameran eller skärmen under sessionen.

Tips 2 - Whiteboard

Whiteboarden kan användas innan, under och efter mötet. Exempel kan du använda den för workshops, spåna idéer eller varför inte ”hänga gubbe” (i teamsammanhang).

Hur använder jag Whiteboarden? I alla möten du bokar hittar du Whiteboarden om du klickar dig in i mötet via kalendern från teams.