Jobba smartare när du jobbar hemifrån. Hybrida arbetsplatser innebär många möjligheter - vi ger dig med tipsen som underlättar din arbetsmiljö hemma, kommunikationen mellan dina kollegor och i team samt smarta digitala verktyg som hjälper dig både på vardagsmöten och för att nå de stora målen.
Arbetsmiljö hemma
Att jobba hemifrån kan göra underverk för livspusslet. Men när arbetsplatsen alltid finns i hemma påverkas gränsen mellan jobb och fritid. Att jobba hemifrån ökar risken att hamna “på jobbet” även när du inte ska jobba. Risken att arbetslivet inkräktar på privatlivet, och såklart tvärt om, är stor. Det påverkar i sin tur möjligheten för både återhämtning och att kunna utföra sina arbetsuppgifter. Använd dig av tipsen nedan för att skapa en hållbar arbetsmiljö när du jobbar hemifrån.
-
Om det är möjligt, dedikera en plats i hemmet för arbete.
-
Håll fast vid dagliga rutiner som exempelvis pauser och lunchrast.
-
Ta en promenad runt kvarteret “till jobbet” innan du börjar dagen, och en promenad “hem” när arbetsdagen är slut.
-
Ta korta pauser för att variera kroppens ställningar och rörelser.
-
Tänk på ergonomin. Finns det möjligheter att låna hem till exempel stol eller skärm för att underlätta och motverka skador?
När vi inte längre befinner oss på ett fysiskt kontor är det särskilt viktigt att tänka på IT-säkerheten påverkas. Det är exempelvis svårare att identifiera medarbetare när de inte befinner sig på kontoret. För fler tips, läs blogginlägget ”Fyra konkreta tips för IT-säkerhet vid distansarbete".
Kommunikation
Alla människor har olika behov av socialt stöd och gemenskap. Att ta sig en funderare på hur du själv vill ha det, vad du mår bra av, och kommunicera det till sina kollegor kan göra stor skillnad för hur du klarar av att jobba hemma. Lisa Lindvall har tidigare berättat om hur pandemin har förändrat våra arbeten.
-
Ha kontakt med varandra ofta och skapa en social rutin tillsammans. Möjligheterna är oändliga, kan ni ha det gemensamma tre-fikat digitalt till exempel?
-
Ta en promenadpaus med en kollega i telefonen.
-
Använd statusindikator och statusmeddelanden i Teams för att tydligare berätta för dina kollegor om du är tillgänglig (”Dörren till mitt arbetsrum är öppet, det är bara att ’kliva på’…”) eller om du är upptagen och när du då förväntas vara tillgänglig igen.
Hjälpmedel
Microsoft Viva Insights hjälper till med att skapa bättre arbetsvanor och att öka effektiviteten i möten. Produktivitet behöver balanseras upp med bra vanor för att du ska må bra och fortsätta jobba på ett hållbart sätt.
Använd Viva Insights i Teams för att:
-
Hålla kontakten – håll kontakten med dina kollegor med hjälp av funktioner som AI-baserade uppgiftsförslag och möteshjälp.
-
Skydda tiden – Boka in fokustid i kalendern för att verkligen fokusera.
-
Reflektera – Ta en stund och reflektera över hur du mår.
-
Headspace – Upplev en guidad meditation med hjälp av Headspace.
-
Starta en virtuell pendling – bli påmind om att avsluta arbetsdagen och att medvetet koppla bort arbetet.
Möten
Idag vet vi att digitala möten verkligen är mer krävande än fysiska. Forskning visar på att många olika faktorer leder till utmattning; att konstant behöva vara fokuserad på skärmen, de minskade icke-verbala signalerna som hjälper till att läsa av rummet och att veta och känna av vems tur det är att prata.
Se till att variera mötesformerna under dagen för att minska stressen på hjärnan.
-
Boka möten 25 eller 45 minuter istället för 30 respektive 60 minuter. Det ger naturliga pauser mellan mötena för att rensa huvet och skapar möjligheter för att röra kroppen.
-
Ha en tydlig struktur och agenda som skickas ut till alla innan mötet. Det ger alla en chans att förbereda sig. Lägg även in tid i slutet för att summera och sy ihop mötet.
-
Ha bra ljud och ljus. Ta en titt på förhandsvisningen innan du kopplar upp, lägg på en bakgrundsbild om det behövs.
-
Starta mötet med en informell fråga, kolla hur alla mår eller hur vädret är, som du kanske annars skulle frågat vid kaffeautomaten.
-
Whiteboard i Teams är en smart funktion för att dela idéer och brainstorma tillsammans i digitala och hybrida möten.
-
Använd PowerPoint Live när du presenterar PowerPoints i ett Teams-möte.
-
Behöver mötet vara över video eller kan man ersätta det med en annan samtalsform som till exempel ett enkelt telefonsamtal, där man kan röra sig lite friare. Kanske till och med ta en promenad under mötet?
Kom ihåg att prata med varandra för att följa upp vad som fungerar och inte så att ni tillsammans i teamet skapar det bästa möjliga arbetsklimatet. Medarbetare som är nöjda med sin situation så gör bättre ifrån sig.
