Känner du igen utmaningen att få till en välfungerande jobbvardag i ditt team när hälften av medarbetarna sitter på distans och hälften är på kontoret? Redan 2005 skrev Microsofts dåvarande VD Bill Gates ett whitepaper med en spaning om en framtida modell för arbete som var mer flexibel och holistisk. Med pandemin formade vi på kort tid ett nytt flexibelt sätt att arbeta på och nu vill fler än 70% av anställda fortsätta med hybrida arbetssätt, enligt en undersökning från Microsoft.
Betoningen ligger på det flexibla och det hybrida. Microsofts undersökning visar att det är fortsatt viktigt för två tredjedelar av alla anställda att komma till kontoret ibland för det sociala sammanhanget med kollegor, men med större krav på att själv bestämma över arbetsplats och arbetstid. Dessa drivkrafter behöver vi förstå när vi omdesignar våra kontor, sätter struktur för hur vi jobbar och skapar förutsättningar för smarta hybrida arbetssätt. Kontoret blir platsen som symboliserar verksamheten och manifesterar företagskulturen, men mycket av produktiviteten sker utanför kontorets fysiska väggar.
Hybrid arbetsplatser ställer krav på ett coachande ledarskap
Att ställa om till en hybrid arbetsplats ställer nya krav på ledarskapet. Med hybrida arbetssätt behöver ledare jobba mer med att inkludera medarbetare - och samtidigt ha ett tydligt förtroende för medarbetarnas självledarskap. 87% av anställda säger sig vara mer produktiva när de jobbar utanför kontoret enligt en undersökning från Microsoft, men samtidigt uppger 85% av alla ledare att de känner sig osäkra på om deras medarbetare faktiskt utför jobbet när de distansarbetar. Allt fler undersökningar visar på högre produktivitet med hybridarbete och det nya arbetslivet kräver därför ett mer närvarande ledarskap och högre tillit till medarbetarna.
På den hybrida arbetsplatsen ska det inte finnas någon värdering i vem som är i det fysiska mötesrummet och vem som är med digitalt, säger Lisa Lindvall, Adoption Lead och Partner på Accigo.
Det coachande förhållningssättet blir viktigare när du leder hybrida team. Inled en dialog med teamet om hur ni bäst jobbar tillsammans framgent för att skapa engagemang och en inkluderande känsla, samtidigt som ni befinner er på olika platser och jobbar utifrån olika arbetstider.
Med ett medvetet ledarskap och tydliga strukturer i teamet, rätt digitala verktyg och ett informationssäkert tänk kring hur hybrida medarbetare jobbar med känslig information finns stor chans att bli en attraktiv arbetsgivare där medarbetare trivs och företagskulturen blomstrar.
Led hybrida möten som engagerar
En del ledare har en inbyggd vana att premiera de som är på plats på kontoret; det är här uppskattning visas i samband med prestationer och det är här företagskulturen skapas. På den hybrida arbetsplatsen ska det inte finnas någon värdering i vem som är i det fysiska mötesrummet och vem som är med digitalt. Här finns flera enkla strategier att använda sig av för att skapa en mer jämlik balans mellan mötesdeltagarna och därmed ökad inkludering. T.ex. att alla i mötet sitter uppkopplade mot sina skärmar även om man är i samma fysiska mötesrum. Eller att alla i mötet använder sig av handuppräckningsfunktionen oavsett var man befinner sig.
"När jag leder möten i en hybrid arbetskultur så sätter jag alltid längden på mötet till 25 eller 45 minuter. Att respektera tiden ger utrymme för paus mellan möten både för de som är med via länk eller på plats på kontoret. Och kom ihåg att avsluta mötet med energi", säger Lisa Lindvall.
11 tips för att leda möten och team på hybrida arbetsplatser
-
Sätt tydliga förväntningar inför mötet så att alla känner sig delaktiga oavsett var de är.
- Se över era digitala arbetsverktyg och nyttja kraften av dem, exempelvis Microsoft Teams.
-
Låt alla i mötet sitta uppkopplade mot varsin skärm under hybrida möten (men endast en mikrofon vara påslagen).
-
Uppmana alla att ha kameran på.
-
Undvik ett möte i mötet bland de som är på kontoret, det är viktigt för engagemanget att alla känner sig inkluderade.
-
Skapa delaktighet hos deltagarna som medverkar på distans genom att låta frågan först gå till dem.
-
Använd funktionen för handuppräckning för att skapa jämlikhet mellan deltagarna.
-
Använd Forms-funktionen i Teams för att inkludera alla i beslutsfattandet under mötet.
-
Sätt mötestiden till 25 eller 45 minuter för att alla ska få en paus och hinna till nästa möte.
-
Ha mötesrum på kontoret som är designade för hybrida möten med bra ljud.
-
Vi behöver mellanmänsklig kontakt även när vi jobbar på distans. Låt en chattråd fyllas med skratt, skoj och allt det där som inte rör jobbet, det är viktigt för välmåendet och att skapa kontakt mellan kollegorna.
Sätt era digitala spelregler
Att tydligt inkludera medarbetarna för att skapa era digitala spelregler med tydliga arbetssätt och strukturer är viktigt för att jobba tillsammans i team trots att vi inte längre är på samma ställe inom samma tidsintervall.
