Blogg

De fyra bästa funktionerna du inte får missa i Microsoft 365

I takt med att digitala möten ökar, ökar också behovet av digitala verktyg. Det klassiska misstaget många företag gör är att ”slå på alla funktioner som finns tillgängliga” och sen säga till verksamheten ”ni kan använda det ni vill”. Detta är såklart inte helt enkelt med tanke på att ingen då vet hur det ska användas - vilka funktioner finns och varför ska just jag använda det? Detta bidrar till ett beteende som gör att användarna drar sig för att använda det nya och istället fortsätter i gamla mönster. Nedan delar jag med mig av bra funktioner och tips för dig som är igång med Microsoft 365 (tidigare Office 365) som jag hoppas kan förenkla distansmöten samt ge ökad samverkan och produktivitet.

Tips 1 - @mentions och kommentarer i dokument

Om du arbetar med kollegor i dokument, inte nog med att ni redan har ”co editing” och ser varandras uppdateringar live, eller om något gjort uppdateringar när du varit borta, utan ni kan också passa på att lämna kommentarer och nämna varandra, så att ni inte missar viktig information.

 

Tips 2 – Använd ToDo och Planner

ToDo:
Du vet alla dom gånger när du lägger till små ”kom ihåg” och ”att göra” i din Outlook kalender (mailen), sluta med det och börja använd ToDo. Din egen produktivitet ökar samt att du aldrig kommer glömma något igen. Alla uppgifter samlas i en app, även gemensamma uppgifter från Planner. Du kan enkelt hantera, skapa egna listor samt sätta påminnelser och markera viktiga händelser. Även flaggad e-post från 30 senaste dagarna visas.

ToDo finns som en app för android och iphone, men du kan även ladda ner den som en app på datorn. Dessa är i synk med varandra och oavsett om du uppdaterar något i telefonen, eller på datorn så kommer detta uppdateras automatiskt på båda ställen. Detta har räddat min vardag och INGET missas eller glöms bort. Sen är det ju så enkelt att fylla i och plocka bort.

Här kan du läsa mer om ToDo och ladda ner apparna

Planner:
När du väl hanterar dina egna uppgifter, passa på att lägg till Planner till Teams så får du också enkelt alla uppgifter som du blivit tilldelad från andra personer och grupper, samlade på ett ställe. Till skillnad från ToDo så är Planner till för uppgifter för ett team/grupp.

 

Gör såhär för att lägga till Planner till Teams:

  1. Välj prickarna (…)
  2. Högerklicka på Planner, välj ”fäst”

 

Tips 3 – ”Focus time”

Precis som Skype så styrs statusen i Teams av om du är i ett möte/samtal/tillgänglig eller ”inte vid datorn”. En bra grej som låter dig fokusera är om du aktivt sätter din egen status på ”stör ej”. På detta sätt blir du inte distraherad av notiser som poppar på skärmen.

En ny funktion som kommit är att My Analytics numer hjälper dig att schemalägga ”Focus time” i din kalender. Detta ger samma effekt som om du själv skulle sätta dig på ”stör ej”. Den blockerar tiden automatiskt i din kalender så att ingen kan boka möten dessa tider. Din status ändras till ”Fokusering” så du kan arbeta ifred.

Hur ställer du då in detta, du har två alternativ:

  1. Använd ”plug in” till Outlook (insights)
  2. Gå in på https://myanalytics.microsoft.com/ läs mer på länken nedan.

Här kan du läsa mer om Focus time och hur du ställer in det

Tips 4 – Använd Yammer Q&A

Yammer är företagets facebook och är utmärkt för att sprida information till många deltagare. Du behöver inte bara posta vanliga meddelanden utan du kan också välja att posta en fråga som du förväntar dig svar på. Bra för tex supportfrågor.                            

Här kan du läsa mer om Yammer Q&A

Om du vill ha tips om hur ditt distanssamarbete kan bli roligare när du använder Microsoft 365 kan du läsa vårt blogginlägg här.

 

Nathalie Liljedal
Skrivet av

Nathalie Liljedal

SharePoint and Microsoft 365 consultant. Min främsta roll i Web and Productivity är att vara projektledare och applikationskonsult/produktivitetscoach. När mitt team skräddarsytt en plattform baserad på SharePoint/Office 365, så är min roll att finnas hos kunden. Till exempel så håller jag utbildningar i hur plattformen ska användas och vad man bör tänka på. Visar vilka funktioner som finns och stöttar medarbetarna. Det är lite som att agera support. Samtidigt som man leder projektet. Allt för att implementeringen ska bli så lyckad som möjligt och för att kunden ska känna sig trygg med sitt nya system.

Se alla inlägg av Nathalie Liljedal
Prenumerera på bloggen

Få uppdateringar om nya inlägg

Vill du veta mer om våra pågående projekt och aktuella branschtrender? Vi berättar även om våra olika erbjudanden och sättet vi arbetar på för att hjälpa våra kunder att digitalisera sina verksamheter.

Fyll i din e-post för att prenumerera

Relaterat innehåll

Läs mer och låt dig inspireras

I vår kunnskapsbank har vi samlet vår beste innsikt fra det nordiske markedet. Her finner du vår svenske blogg og guider, samt våre norske kundecase.

Til bloggen