Hur du lyckas skapa en ny hälsosam digital arbetsplats

Har du funderat på hur ni som organisation ska lyckas skapa en hälsosam digital arbetsplats? I detta blogginlägg har vi intervjuat Amanda Koskinen som jobbar som digital coach inom digital arbetsplats. Hon kommer dela med sig av vilka typiska utmaningar hennes kunder står inför och vilka effekter de har uppnått genom digital coachning och förflyttning till nya digitala arbetssätt.

Med ett ben i tekniken och ett i förändringsledningen finns jag med på organisationers resor när de tar steget mot en ny digital arbetsplats. För att lyckas med digitalisering är det väldigt viktigt att få med människorna, skapa en digital kultur och ändra arbetssätt för att gå från ett nuläge mot en målbild som har verksamhetens mål i fokus. Jag har jobbat mycket med Office 365, ett system som många företag redan har på plats, men kanske ännu inte har fått ut kapaciteten från. Dessutom går det med enkla medel att göra skillnad och hitta ‘quick wins’.

Vilka jobbar du med hos en organisation?

Jag tycker det är som allra roligast när jag får jobba med personer från olika delar i organisationen så som IT, HR, kommunikation och verksamheten. Digitaliseringen är ju inte bara en IT-fråga utan något som påverkar alla och som alla kan vara med och påverka vilken riktning det tar i organisationen.

Vad är typiska utmaningar hos en organisation?

Det är såklart olika från organisation till organisation men det finns ändå några gemensamma utmaningar. Här är några exempel som jag stött på många gånger:

• Frustration hos medarbetarna som känner att de inte fått tillräckligt stöd i att komma igång med Office 365.
• Splittrade arbetssätt och brist på riktlinjer.
• Svårt att hitta rätt information när den behövs. Detta gör att man ibland till och med skriver ut och sätter in i pärmen när man väl hittar det man söker.
• Behövs bättre sätt att hantera uppgifter och strukturera vem som gör vad.
• Stressiga vardagar med mycket mail och interna möten.
• Medarbetarna känner sig osäkra med var de kan lagra information.
• Saknas informationsägare.

Hur ofta ses ni?

Hos vissa organisationer är jag med och driver arbetet och då beror det på vilka initiativ som är igång. Andra organisationer gör mycket själva och vill endast ha avstämningar några gånger i månaden. I och med att vi ses online via Teams är det enkelt att vara flexibel och anpassa insatserna efter behov.

Vad har organisationer du jobbat med uppnått med sin nya digitala arbetsplats?

• Att kunna arbeta på språng i organisationer där medarbetarna reser mycket ger mer flexibelt och effektivt arbete.
• Minskat antal mail.
• Hos ledare har det varit en positiv effekt av att deras team börjat använda planeringsverktyg eftersom det ger ledarna bättre överblick över arbetet i teamet.
• Enklare att hitta och återanvända information med ett mer transparent och standardiserat arbetssätt.
• Ökad kunskap om vilka möjligheter den digitala arbetsplatsen ger.
• Tydlighet och trygghet gällande när man använder vad.
• Ökad säkerhet.

I nästa inlägg får du följa hur upplägget under en coachningsprocess kan se ut.

Som digital coach hjälper jag er bena ut era utmaningar och målbild för den digitala arbetsplatsen. Utifrån det tar vi tillsammans fram en roadmap baserat på vad som ger värde för er.