Så förbättrar du dina ekonomi- och supplyprocesser med Business Central

Microsoft Dynamics 365 Business Central är ett verksamhetssystem designat för små och medelstora företag (SMB) i olika branscher som fokuserar på tillväxt. Det innebär att systemet är skalbart och har viss inbyggd effektivitet som kan automatisera arbetsflöden. Business Central har omfattande funktioner för ekonomihantering med automatisering av bokföring och finansiell rapportering. I systemet finns också verktyg för supply chain management vilket inkluderar lagerhantering, inköpsorderhantering och planering.

Accigos team av erfarna experter inom Business Central är inriktade mot flera områden, från ekonomi och finans till supply och inköp. Dra nytta av Accigos breda erfarenhet från Business Central, detta inlägg samlar generella insikter och specifika tips som du kan använda i din verksamhet.

Fördelarna med integration och automation i Business Central

Att Business Central beskrivs som ett verksamhetssystem för effektivitet beror på den självklara funktionaliteten för automation och enkelheten i att skapa integrationer. Dessa flöden kan personifieras beroende på användarens roll och vardagliga arbetsuppgifter. 

Business Central kan sättas upp och anpassas individuellt så att den information du behöver ofta är tillgänglig utan onödiga repetitiva moment. Skräddarsy din vy i Business Central för att visa den information och de funktioner du behöver i ditt dagliga arbete. 

Använd Power Automate för att automatisera återkommande aktiviteter, t.ex. fakturering och rapportering, och spara tid på upprepade knapptryck. Att skapa egna automatiserade flöden är enkelt, det finns inbyggda verktyg och interaktiva guider som hjälper dig längs vägen. 

Snabbare heads up vid error

Arbetsflöden som baseras på logiska villkor kan enkelt automatiseras för att spara tid, t.ex., hantering av jobbköer. Istället för tidskrävande manuell hantering kan ett automatiskt flöde skicka en notis till rätt person vid ett felmeddelande.

Funktioner som är kopplade till övervakning kan många verksamheter dra nytta av. Det finns en stor tidsvinst att få en heads up i realtid när något går fel. I Business Central finns hundratals exemplifierade automatiserade arbetsflöden som notifierar när felaktigheter uppstår.

Optimera supply chain management med Business Central

Förbättra dina supplychain-processer i Business Central genom att använda mer av systemets kapacitet för integrerad datahantering och automatisering. Business Central gör det enklare att kommunicera mellan avdelningar när du skapar transparenta och effektiva flöden mellan inköp, lagerhållning och distribution.

Tänk dig ett automatiserat arbetsflöde som startar när inköp lägger en order. I nästa steg får ekonomi en notis om att det finns en ny aktivitet att hantera. Funktionen kan integreras med Microsofts andra verktyg så att notiser också syns i Teams. Ett annat exempel på enklare kommunikation mellan avdelningar är noteringar som följer med händelser i systemet från inköp till ekonomi.

Bättre kommunikation mellan avdelningar kan minska felaktigheter som annars följer med i flera steg med risk att upptäckas för sent. Med standardiserade processer och notifikationer, eller bilagor som följer med genom hela kommunikationskedjan, minskas risken för missförstånd och felaktigheter.

Skräddarsydda och automatiserade rapporter

Få data i realtid från Business Central och dra nytta av smarta rapporteringsverktyg som ger snabba djupgående analyser inför beslut som rör både ekonomi och supply. Bygg rapporterna utifrån hur du vill att de ska se ut, vilket kan bero på funktion eller syfte. Eller sätt upp en automatiserad regelbunden rapportering för återkommande underlag om hur verksamheten utvecklas.

Automatiserade flöden kan också optimera lagerhantering med realtidsuppföljning och automatiserade inköpsordrar som baseras på lagerstatus och därmed både kan effektivisera lagret och minska onödigt överskott.

Ett säkert verksamhetssystem

Microsoft investerar stora resurser i att Business Central är ett säkert affärssystem. Till exempel genom att implementera strikta dataskyddsprotokoll, inklusive kryptering av data. Microsoft har jobbar med avancerade säkerhetsåtgärder för att klassificera och hantera data och att skydda mot obehörig åtkomst.

Tips från Accigo för dig som jobbar med ekonomi i Business Central:

• Workflow är en smart funktion där du tex kan skapa automatiserade flöden för leverantörsbetalningar som ska godkännas innan det skickas till bank. Eller om du ska bokföra stora belopp som kräver attest.
  
  
• Använd tredjepartslösningar för att ytterligare skräddarsy och förbättra ekonomihanteringen. Tredjepartslösningen Swebase är en svensk leverantör som håller branschstandard och som genererar snygga och enkla rapporter.
  
  
• Medarbetare kan till en början känna sig osäkra på automation och litar inte på systemet. Det kan kännas tryggt att manuellt övervaka automatiska flöden. Under en övergångsperiod kan det därför vara en god idé att jobba manuellt och skapa tillit till enklare automation, t.ex. posta många poster samtidigt i samband med bokföring. Slå på fler automatiserade arbetsflöden efter hand för att öka tryggheten och effektiviteten över tid.
  

  Tre områden där funktioner i Business Central som är riktigt tidsbesparande är:
  
  

  • Avskrivningar av anläggningstillgångar, automatiserat arbetsflöde finns inbyggt i Business Central
    
    
  • Periodiska aktiviteter som upprepas vid bokslut och som idag kräver stort manuellt arbete varje månad och varje år går att automatisera för att spara tid
    
    
  • Använd funktionen Intercompany för att utbyta data mellan olika bolag i koncernen.
    
    
  • Jobba integrerat med Excel i Business Center Central utan att behöva växla mellan olika program.

Tips från Accigo för dig som jobbar med supplychain i Business Central:

• Anpassa behörigheten i Business Center Central beroende på funktion. Medarbetare på lagret behöver till exempel inte ha insyn i nya leads på försäljningsavdelningen. Skapa behörigheter och sätt ihop paket med behörighetsnivåer för olika avdelningar och rikta in dem mot de arbetsuppgifter som bör hamna på medarbetare som jobbar med ekonomi, supply eller sälj. 
  
  
• Business Central gör det lättare för företag att hantera och överblicka sina supplychain-processer genom att tydligt visa hur olika avdelningar är kopplade till varandra. Detta hjälper till att förenkla samarbetet genom att till exempel visa hur inköpsinformation är nödvändig för att ekonomiavdelningen ska kunna matcha fakturor mot beställningar. Genom att visualisera dessa processer förbättras den interna förståelsen och effektiviteten.
  
  
• Integrera Business Central med tredjepartslager för att visa lagersaldon i realtid, vilket förenklar processen att snabbt generera rapporter för inköp eller distribution. Denna integration förbättrar kommunikationen och förenklar hanteringen av processer med externa partners och leverantörer, vilket gör hela arbetsflödet mer effektivt.

Det finns alltid mer att upptäcka i Business Central

Accigos team hjälper sina kunder att både implementera och utforska Business Central vilket ofta leder till fler effektiva arbetssätt. Många organisationer utnyttjar initialt bara en bråkdel av systemets kapacitet, men när medarbetarna uppmuntras att lära sig nya funktioner, ökar nyfikenheten att utforska systemet djupare och testa nytt. Mer kunskap om systemet och hur det kan anpassas för en smidigare arbetsvardag leder till effektivitet.