En digital coach från Accigo hjälper organisationer att bygga en digital kultur och få ökad effektivitet genom att maximera värdet av Office 365. I förra blogginlägget berättade Amanda Koskinen vilka typiska utmaningar organisationer har och vad tidigare kunder har uppnått genom coachning. I detta inlägg berättar hon hur processen kan se ut och vilka nyckelfaktorer man ska ha i åtanke.
Intervju med en Digital coach del 2
Hur inleds en coachning?
Vissa gånger har kunden själv en idé om ett initiativ de vill sätta igång. Jag har exempelvis hjälpt organisationer starta upp nätverk av superanvändare och ett utbildningsprogram i Office 365.
Andra gånger kontaktar de mig för att de inser att de inte använder Office 365 till dess fulla potential. Då går vi igenom deras läge idag, tekniska uppsättning, utmaningar, möjligheter och sätter upp en målbild om den inte redan finns. Efter det kan ett första steg vara att höja kompetensen hos medarbetarna genom Inspirationssessioner i Office 365 eller att starta en pilot med en begränsad grupp med användare.
Vilka nyckelfaktorer finns det att tänka på för att lyckas med en ny digital arbetsplats?
Grunden handlar om att hitta ett tydligt ‘why’ och vad organisationen vill sträva mot. Exempelvis kan det handla om att öka flexibiliteten i processer, öka samarbetet över geografiska och organisatoriska gränser samt minska kostnader, resande och administration. Med siktet inställt på verksamhetsmålen om att uppnå exempelvis ökad innovation, kundnöjdhet eller nöjdare medarbetare.
Med detta på plats kan vi inspirera varje person att hitta sin motivation och när man känner sig motiverad blir det enkelt att lära sig knapptryck, och funktioner. Jag ser även att det är väldigt viktigt att ledarna vill investera i detta. De behöver inte själva ha kunskapen men de ska vara nyfikna och kunna bli goda förebilder för sina medarbetare.
Tydlighet är en annan viktig faktor. Utan tydlighet gällande varför och vad blir det för hög tröskel. Istället skapas motstånd eller att personer väljer att arbeta på det gamla sättet. Här ingår exempelvis riktlinjer, som behöver arbetas fram med organisationens säkerhetskrav i åtanke.
Hur kan Office 365 och en ny digital kultur hjälpa organisationer att uppnå sitt ‘why’?
Ett enkelt sätt att hitta vad som funkar i just er organisation är att genomföra en eller flera piloter. En pilot kan genomföras med ett team som vanligtvis arbetar tillsammans. Genom att utgå från deras nuvarande utmaningar och mål arbetar vi agilt och värdestyrt för att hitta ett nytt arbetssätt som passar dem.
Inspirationssessioner i Office 365 är ett bra verktyg för att snabbt höja kompetensen hos medarbetarna och hitta motivation att komma igång med nya arbetssätt i vardagen. Under dessa kommer det ofta upp frågor som jag direkt kan svara på och funderingar kring hur just deras utmaningar kan hanteras som vi diskuterar tillsammans. Detta är väldigt värdefullt för att kunna anpassa de nya arbetssätten till behoven och implementera dem direkt. Att skapa ett kunskapscenter ger medarbetarna en naturlig plats att gå till för att samla in kunskap om den digitala arbetsplatsen. Detta avlastar även service desk. I kunskapscentret samlas information om de riktlinjer och principer som gäller i just deras organisation.
Genom coachning har kunder uppnått sina mål om minskad stress, minskat resande och mailflöde samt ökat geografiskt samarbete och fler nöjda medarbetare. Som digital coach hjälper jag er bena ut era utmaningar och målbild för den digitala arbetsplatsen. Utifrån det tar vi tillsammans fram en roadmap baserat på vad som ger värde för er.
