I samband med pandemin har många fått ställa om sina rutiner och börjat jobba hemifrån med hjälp av olika digitala verktyg. Hur redo var vi för den snabba omställningen och hur har vi hjälpt våra kunder att lyckas? Detta är en av flera intervjuer om "Den nya framtiden efter pandemin".
Vi tog ett snack med Lisa Lindvall som är Adoption Lead & Specialist på Accigo. Hon är med andra ord expert på att hjälpa ledningsgrupper, team och individer att utveckla digitala kulturer och optimera användningen av de verktyg som finns att tillgå.
När vi inte samlas på arbetsplatserna är det viktigare än någonsin att verkligen hålla igång kommunikationen och informationen.
Du jobbar med User Adoption, vad innebär det?
Jag hjälper organisationer, ledningsgrupper och medarbetare att använda sina digitala verktyg på det sätt som passar dem bäst och skapar mest värde. Det handlar både om att få ut så mycket som möjligt av de befintliga verktygen och att samtidigt låta digitaliseringen bli ett med den interna digitala kulturen.
Jag börjar ofta i ledningsgrupper med att förklara varför digitalisering handlar till 90% om människor och 10% teknik. Med andra ord; det är människor som använder de digitala verktygen och den enskilt viktigaste faktorn är just människorna och hur de nyttjar de verktyg som finns att tillgå.
Hur ser du att pandemin har påverkat de organisationer du arbetar med?
De organisationer som har jobbat mycket med sin digitala kultur hade många processer på plats och därmed en väldigt bra grund att stå på. Men även de har ställts inför utmaningar med allt från hur man strukturerar sin arbetsdag, håller i effektiva digitala möten på distans till hur man upprätthåller en energifylld arbetsmiljö hemifrån när fysiska interaktionerna minimeras. Att hålla energin uppe är något många tycker är svårt både för sig själv och för hela arbetsteamet. Den sociala närvaron på kontoret ger ofta mycket energi och där har vi på Accigo fått tänka nytt och varit kreativa, något som vi sedan tagit med till våra kunder.
För de organisationer som inte hade den digitala arbetsplatsen på plats när pandemin kom blev det ännu större förändring på kort tid. Det har inneburit att några av våra kunder har behövt hjälp av oss att skynda på sin digitalisering och ta stora kliv på kort tid. Eftersom att de behövde komma igång med operativt arbete på en gång måste de samtidigt fokusera på att sätta grunden med struktur, trygghet och kompetens.
Vi pratar ofta med våra kunder om vikten av att hela tiden kommunicera, både små och stora saker, internt. Nu, när vi inte samlas på arbetsplatserna, är det viktigare än någonsin att verkligen hålla igång kommunikationen och informationen.
Vilka har varit de vanligaste utmaningarna för dina kunder under pandemin?
För alla, oavsett digital mognadsgrad, har detta varit en stor förändring och beroende på hur långt de kommit i sin digitalisering har de ställts inför olika utmaningar. Några exempel på utmaningar vi hjälpt våra kunder med:
- Skapa en digital kultur. Att flytta den fysiska kulturen in i det digitala blir oftast inte bra. det är viktigt att definiera och sätta ramarna för den nya digitala kulturen. Det finns massor med bra verktyg som Teams, Whiteboard, Breakout rooms med mera, men i slutändan handlar det om hur och när vi använder verktygen för att de ska passa in i vår digitala kultur.
- Utnyttja kraften i nya digitala arbetssätt genom att samarbeta mer effektivt i arbetsprocesser och flöden.
- Optimera digitala möten. Definiera struktur och riktlinjer för att få tydlighet i hur olika möten ska hållas och vad som förväntas av respektive deltagare.
- Sätta upp en ramar och strukturer för att driva agila projekt i en snabb utvecklingstakt.
- Utveckla det digitala ledarskapet. Många ledare använder nämligen det fysiska mötet som en stor del av sitt ledarskap. De frågorna många brottas med är exempelvis hur man behåller energi, progress och samhörighet i ett team som arbetar på distans.
Det är mycket som är annorlunda nu men vårt mål är att hjälpa våra kunder att lösa dessa utmaningar så att deras vardag kan vara så normal och effektiv den kan bli. En sak är säker; de flesta organisationer och medarbetare har gjort enorma framsteg inom digitaliseringen och det är ett arbete som kommer vara värdefullt för en lång tid framöver.
