Pandemin förändrade vårt sätt att jobba på och skyndade på den utveckling som gjort det möjligt att jobba på distans tack vare hjälp av olika digitala verktyg. Vilka effekter på digitaliseringen ser vi på längre sikt? Detta är en av flera intervjuer kopplat till "Den nya framtiden efter pandemin".
Maria Lennman är Agil Digital Ledare här på Accigo. Hon jobbar med förändringsledning med fokus på digitalisering. Förutom att bistå ledningsgrupper med verktyg för hur de leder förändringen bygger hon starka grupperingar internt som ska driva transformationen i verksamheten.
Det är otroligt viktigt att lyfta varandra, inför varandra. Att lyfta någon i ett enskilt videomöte ger inte samma energi hos individen som att få beröm inför sina kollegor.
Vem driver digitaliseringen och är det ett isolerat projekt?
Att jobba med digitalisering är ett kontinuerligt arbete som hela tiden utvecklas och förändras. Det är ingen quickfix med en stor lansering, det är något som ska vara en naturlig del i hela organisationen. Ibland läggs ansvaret, felaktigt, på IT-avdelningen att leda digitaliseringen. Infrastruktur och mjukvara kommer från IT-avdelningen. Det är faktiskt ledningsgruppen som måste ta det stora ansvaret. Den digitala transformationen måste komma från dem.
Hur har Accigo förändrat det vardagliga arbetet när fler jobbar på distans?
Vi har ökat kommunikationen markant inom organisationen. Risken med distansarbete är annars att alla, utan att tänka på det, stänger ner sig och isoleras. När det händer reduceras den mänskliga kontakten till informationsmöten och det är inte positivt för vare sig välmående eller produktivitet.
Jag brukar ringa folk på teams. Det blir mer spontant istället för att hela tiden boka möten. Det är viktigt med den spontana kontakten! Chefer och ledare kan inspirera till spontana digitala möten men det är till sist upp till dig själv att få kommunikationen att fungera.
Hur påverkas ledarskapet av distansarbete?
För chefer handlar det om att hitta nya vägar för att skapa energi. En viktig pusselbit är att ge ansvar till den enskilda individen, eftersom att det skapar energi att få ansvar. Cheferna måste vara kreativa och hitta utrymme för de små interaktionerna.
Det är otroligt viktigt att lyfta varandra inför varandra. Att lyfta någon i ett enskilt videomöte ger inte samma energi hos individen som att få beröm inför sina kollegor.
Mycket fokus läggs på digitala verktyg och arbetsprocesser men fler borde lägga tid på att utveckla ramverk för ett digitalt ledarskap. Det kommer vara en investering som betalar sig flera gånger om på sikt.
Hos de organisationer som länge jobbat med digitalisering finns guidelines, regler och strukturer. En digital kultur kräver att man skolar sina medarbetare och ledare i att tänka digitalt. Under pandemin var det många som utmanades i ledarrollen eftersom den abrupta övergången till arbete hemifrån innebar ett Trail and Error-läge där de tvingades testa, utvärdera och anpassa i skarpt läge.
Vad innebar pandemin för digitaliseringen på lång sikt?
I takt med att fler i organisationen kan, och vågar, arbeta med tekniken kommer transformationen av affärerna gå mycket snabbare. Den digitala mognaden kommer synas i allt från kultur till affärsstrategier. I takt med att fler blir trygga i sitt digitala kunnande kommer vi se fler som inser att de kan göra saker själv, som de tidigare trodde att bara IT-avdelningen kunde lösa.
Nu när vi har arbetat skarpt i den digitala arbetsplatsen ser vi att delarna som handlar om struktur, verktyg och ordning & reda fungerar fint. Det är strategierna och processerna kring samarbete som har fått bekänna färg. Det är med andra ord samarbetet mellan medarbetare som kommer se den största förändringen på sikt.
Vissa organisationer gasade under pandemin medan andra försökte hinna ikapp. Helt beroende på hur långt de hann komma i sina digitaliseringsresor innan pandemin. Vi ser dock en stor skillnad mellan organisationer som är regulatoriskt styrda och de som inte är det. De regulatoriskt styrda måste vara mycket mer eftertänksamma medan de andra kan testa och utforska mer fritt. Det kan komma att skapa ett glapp mellan dem.
