Det är vår uppfattning att många organisationer löper stor risk att misslyckas md sina implementeringar av Microsofts molntjänst för samarbete och informationshantering, Office 365.
Office 365 är en teknisk plattform och ett sätt att se på plattformen är att jämföra den som ett universum som expanderar men även paradoxalt krymper över tid vad gäller funktionalitet.
Vissa moduler i Office 365 innehåller funktionalitet som är lättare för organisationer att anamma i sitt dagliga arbete emedan andra funktioner är mera utmanande och kräver sannolikt andra förklaringsmodeller samt angreppssätt om kunderna vill lyckas med sin implementering av Office 365.
Utan att i nuläget förklara alla drivkrafter som ligger bakom varför kunderna väljer Office 365 har vi noterat ett delvis ”famlande i blindo” i hur kundernas organisation ska anamma hela plattformen på bästa sätt.
Vad består då detta famlande utav kan man fråga sig?
Vi menar att det finns tre områden som behöver tas i beaktande i syftet att minska risken för ett eventuellt misslyckande i implementeringen av Office 365:
- Oklara effektmål. Dvs vad vill man åstadkomma med hjälp av Office 365? Många kunder har köpt på sig Microsoft licenser som innebär att funktioner finns åtkomliga utan att vare sig IT eller verksamhet egentligen satt sig in i vilka verksamhetsnyttor man egentligen vill uppnå med hjälp av funktionerna.
- Avsaknad av ägarskap. Vem ska ta ett aktivt ägande kring Office 365 och säkerställa att plattformen faktiskt ger de effekter som efterfrågas? Vanligtvis så har kunderna valt att lägga ”ägandet” på den interna IT-avdelningen vad gäller Office 365. Många IT-avdelningar upplever nu att man ej har vare sig resurser eller kompetens i att bistå verksamheten i hur använda Office 365s alla delar på ett relevant sätt, därför måste verksamheten kliva fram och ta ett aktivt ägarskap.
- Hur förhålla sig till Office 365? Office 365 kan liknas som en ”evergreen”-tjänst. Microsoft plöjer ner 100-tals miljarder kronor årligen i att utveckla sina produkter och produktutvecklingen går snabbt. Detta innebär i sin tur att funktionalitet både kan tillkomma och försvinna i Office 365.
- Dessa ständiga förändringar och dess påverkan på kundernas organisation måste således kunderna förhålla sig proaktivt till. Det är mycket troligt att nya moduler eller funktioner i Office 365 utmanar etablerade s.k. legacysystem och kunderna måste kunna hålla samma takt som Microsoft i framtagande av bästa praxis avseende hur just deras organisation ska nyttja plattformen bäst.
Office 365 innehåller mycket funktionalitet som sannolikt kan nyttjas av stora delar av kundernas organisation, varför kunderna gör en god ide i att bl.a. ta fram en handlingsplan, men vara beredd på att omplanera sin plan utifrån (för)ändrade förutsättningar samt arbeta aktivt med ständiga förbättringar.
För att citera Dwight D. Eisenhower (Tidigare Överbefälhavare och USAs President) ”In preparing for battle I have always found that plans are useless, but planning is indispensable”,
Olle Kärnekull, Affärsansvarig, Accigo
Ola Brehm, Business Team Manager Web & Productivity, Accigo
