AI har förekommit som begrepp i decennier och tillsammans med våg efter våg av teknisk innovation har såväl chefer som hela arbetsplatser både anpassats och utvecklats. Från första persondatorn till mobiltelefoner till molnet. Framför våra fötter finns flera möjligheter att revolutionera arbetsplatser tack vare AI, som bidrar till att spara tid genom att automatisera arbetsuppgifter, ge oss bättre underlag för beslutsfattande och lotsa oss i kreativa processer.
AI: Begrepp och utveckling
- Det var på 1950-talet som begreppet AI introducerades av datavetaren John McCarthy. Han var en av dåtidens ledande forskare som försökte hitta sätt att utveckla maskiner och program som kunde simulera mänskliga tankar.
- På 1990-talet utvecklades maskininlärning med algoritmiska modeller med syfte att förädla befintliga data till att ge förutsägelser eller presentera underlag för beslut.
- Runt 2010 gjordes betydelsefulla framsteg inom AI genom djupinlärning. Denna metod är en form av maskininlärning som baseras på neurala nätverk. Begreppet neurala nätverk omfattar olika självlärande algoritmer som strävar efter att efterlikna den biologiska funktionen hos neuronnät, t.ex. de som finns i en mänsklig hjärna. Det möjliggör för AI-system att fatta beslut på ett sätt som liknar mänskligt tänkande. Tekniken används vid t.ex. bildigenkänning och naturlig språkbehandling.
- Generativ AI, som vi pratar om idag, fokuserar på att skapa nya och autentiska data utöver att analysera befintliga mönster. Generativ AI möjliggör för kreativt användande, t.ex. bildskapande, textgenerering och syntes av multimedia. Framförallt kan dagens utvecklade AI bli en viktig resurs på arbetsplatser genom att utföra repetitiva uppgifter och underlätta för kreativt tänkande samt bli en resurs för bättre beslutsfattande.
Är anställda bekväma med att använda AI?
Många företagsledare, chefer och medarbetare vill komma igång med att implementera AI på arbetsplatsen. En av de stora vinsterna med AI är hur vi kan använda tekniken för att effektivisera arbetsuppgifter.
Medarbetare är mest bekväma med att använda AI till att hitta svar och information (86%) och minst bekväma med att använda AI till att planera sin dag (70%). Det visar statistik från Microsoft Trend Index (september 2023), en undersökning som baseras på svar från över 30 000 människor i över 30 länder.
80% av medarbetare ställer sig positiva till att använda AI för att sammanfatta möten och åtgärdspunkter och att analysera arbete (79%). 76% är bekväma med att använda AI för administrativa processer och 73% för kreativt arbete.
Insikterna från rapporten är tydliga och visar på att när medarbetare lär sig mer om AI-verktyg och blir mer bekväma med att förstå vad AI kan hjälpa till med, så ökar utrymmet, kreativiteten och takten för innovation.
Som beslutsfattare behöver du förstå vilka förutsättningar som behövs för att få effekt av AI på arbetsplatsen. T.ex.
- Finns det identifierade värden och mål som AI kan användas till för att lösa? Som beslutsfattare vill du ha avkastning på dina ökade kostnader för AI.
- Finns den infrastruktur som krävs för att AI-appar ska kunna komma åt data säkert, snabbt och i stor skala?
- Finns det en strategi för att implementera AI i kulturen på arbetsplatsen och onboarding av AI för medarbetare? De organisationer som får ut mest av AI är vanligtvis de där cheferna inser värdet med AI och återspeglar det i den dagliga verksamheten och genom att prioritera ett löpande lärare.
Copilot hjälper medarbetare att briljera
Copilot är Microsofts AI-assistent som kan appliceras på Microsoft 365 som rullades ut i november. Copilot har redan uppmärksammats för sin betydande förmåga att samla, analysera och presentera information som ger medarbetare helt nya förutsättningar att briljera i sina respektive ansvarsområden.
Likt annan teknisk innovation är det early adopters som kommer vara mest insatt i AI-verktyget Copilot och liknande hjälpmedel, tack vare eget intresse. Men som chef och beslutsfattare är det viktigt att förstå att AI kan bidra med störst effekt på arbetet bland medarbetare som inte beskrivs som klassiska högpresterare. Den kulturella inkluderingen genom lärande och förståelse är vad vi kallar User Adoption.
Effekten av Copilot går att mäta i sparad tid, men bör vara bredare än så. Blir medarbetarna gladare tack vare AI? Blir nästa effekt att medarbetarna ägnar sig åt mer kreativa arbetsuppgifter som bidrar till innovation och utveckling?
Copilot i Word
Copilot i Word är en hjälp för att summera, skriva, skapa och redigera. Du kan be Copilot skriva ett tvåsidigt förslag baserat på informationen i fem andra dokument. Eller be Copilot att skriva om och förtydliga syftet med en text, ändra tonen till att bli mer formell eller tvärtom mer informell.
Copilot i PowerPoint
Copilot i PowerPoint hjälper dig att skapa presentationer utifrån önskemål om färg och form. Be Copilot om en PowerPoint baserat på ett eller flera Worddokument, förkorta långa presentationer eller förändra layout från text till staplar, diagram eller bilder.
Copilot i Excel
Copilot i Excel kan hjälpa dig skapa tabeller och diagram från en stor datamängd genom en uppmaning. T.ex. “skapa en tabell för att visualisera hur en förändrad tillväxt påverkar vår bruttomarginal”. Du kan snabbt och enkelt ta hjälp av Copilot för att analysera data och skapa olika scenarios eller alternativ.
Copilot i Outlook
Copilot i Outlook bidrar med hjälp för att rensa och sammanfatta dina mail och meddelanden. Summera, svara eller skapa mail snabbt. Med Copilot kan du t.ex. enkelt maila en inbjudan till hela företaget om en produktlansering nästa vecka: texten skrivs åt dig och Copilot förstår vem som ska inkluderas i sändlistan.
Copilot i Teams
Copilot i Teams är ett hjälpmedel för att summera och visualisera vad som sägs, eller har sagts i mötet. Be om en summering, organisera samtalspunkter så att alla deltagare ser dem tydligt och vid en diskussion så skapar Copilot listor med fördelar och nackdelar som presenteras under mötet.
Datahantering och säkerhet med Copilot
Copilot är en möjliggörare för dina medarbetare på arbetsplatsen. Eftersom verktyget är en resurs som snabbt och effektivt analyserar precis all data och information som finns tillgänglig ska du ta särskild hänsyn till säkerheten. När du överväger Copilot för arbetsplatsen behöver du därför se över strategin för datasäkerhet och datahantering.
Microsoft har verktyg som säkrar data och det finns etablerade sätt att arbeta på för att hantera data på ett säkert sätt samtidigt som verksamheten drar nytta av Copilot. Som beslutsfattare ansvarar du för att strategin finns på plats, så att information inte läcker ut från företaget eller hamnar hos obehöriga medarbetare. Läs mer om Informationssäkerhet för att förstå hur det kan göra skillnad och hjälpa din verksamhet.
Sammanfattning
Tack vare att AI utvecklats i decennier är det nu möjligt för dig som chef och beslutsfattare att använda kraften av AI på din arbetsplats, genom t.ex. automatisering som ger tid för kreativ innovation och förbättrade beslutsunderlag som ger möjlighet för smartare framtidsstrategier.
Genom verktyg som Microsoft Copilot kan dina medarbetare effektivisera sina arbetsuppgifter - men som beslutsfattare behöver du förstå att AI är en teknik som behöver tas om hand genom ett löpande lärare, och ta hänsyn till relationen mellan AI och säkerhet för att balansera produktivitet och konfidentialitet.
Att förstå och implementera AI kräver tydlig målsättning, säker infrastruktur och en strategi för både medarbetare och teknik på arbetsplatsen.
