Ett effektivt CRM-system inom insamlingsbranschen ger en 360 graders vy på era givare så att ni med anpassade utskick kan bearbeta givarna på bästa sätt. All information samlas på ett och samma ställe så att ni i organisationen sparar tid och kan lägga tiden på det som ni verkligen brinner för. Men hur ska ni då tänka inför ett systembyte? Från vår erfarenhet av att arbeta med insamlingsorganisationer har vi här sammanställt 6 nyckelfaktorer för en lyckad CRM-implementation.
- Tydlig och förankrad målbild – Målbilden svarar på vilka utmaningar som ska lösas genom projektet och lyfter blicken för vilka möjligheter ni vill skapa genom systembytet. I uppstarten av ett implementationsprojekt och systembyte är det viktigt att ha en tydlig målbild som är förankrad hos alla intressenter inom organisationen. Målbilden kan också användas som ett hjälpmedel vid prioriteringar under projektets gång. För att få maximal nytta av systembytet är det viktigt att ni prioriterar och tänker värde. Allting behöver inte göras på en gång och eftersom behoven ofta förändras med tiden är det viktigt att i ett första stadie ha ett tydligt fokus.
- Partnerskap – Hitta en leverantör att jobba tillsammans med för att skapa er framtida plattform. Se er nyimplementation som en laginsats där ett lyckat projekt är win-win för er som organisation och leverantören. Att ha en partnerrelation istället för en traditionell kund-leverantörrelation gör att ni kommer bort från att ni som kund tar fram en kravlista som leverantören designar systemet efter. I ett partnerskap får ni istället en motpart att bolla möjliga lösningar med, och konsulter som kommer med smarta frågor och bidrar med nya infallsvinklar. Ni i organisationen är experter på era processer, låt det vara så och ha en tät dialog med leverantören som kan komma med värdefull input och designa lösningen efter era unika behov. Att arbeta i partnerskap leder till att alla parter är mer involverad i hela processen, vilket gör systemet mer användarvänligt och steget från utveckling till driftsättning minskar och blir mindre riskfyllt.
- Verksamhetsförståelse och teknisk kännedom – Tillsätt en projektorganisation med god kunskap för verksamheten och som har förståelse för IT-projekt. Det är även viktigt att projektorganisationen har tydligt avsatt tid för projektet och att de har mandat att fatta beslut.
- Agilt arbetssätt – Ett agilt arbetssätt underlättar genom att ni inom organisationen tidigt involveras, samt är med och påverkar prioriteringar för vad som kommer skapa maximalt värde i ert framtida system. Det agila arbetssättet innebär att man under perioder på vanligtvis på 2 till 3 veckor utvecklar utvalda delar av systemet som sedan testas och förbättras. Hela projektet kommer ha ett antal sådana så kallade sprintar, där de utvalda delarna som utvecklas under respektive sprint väljs efter prioriteringar för organisationens bästa.
- Lösningsorienterat mindset – Det kan vara komplext att byta system och troligen kommer ni stöta på olika situationer där ni tillsammans behöver vara kreativa och hitta nya lösningar. Det är därför viktigt att ni som organisation, när ni går in i projektet, har ett lösningsorienterat mindset. Genom att gå in med en positiv inställning och våga tänka nytt, kommer systemet i slutändan att bli bättre anpassat efter det ni verkligen vill ha. Istället för att ni bygger det gamla systemet i en ny kostym.
- Skalbarhet – Att välja ett system som är skalbart gör det möjligt att implementera delar stegvis och skapa en plattform att växa i. Skalbarheten innebär att det finns möjlighet att utveckla insamlingssystemet efter nya krav som uppkommer med tiden, både från organisationens egen tillväxt och från omgivningen. När verksamheten går bra och växer så vill ni inte begränsas av systemet, utan snarare ha ett system som är enkelt att växa i. Det kan vara allt ifrån att ni vill kunna utöka betalalternativen för givarna, till att vilja koppla på ett analysverktyg för att djupare kunna analysera givarresorna eller att arbeta mer med automatiserad marknadsföring. De senaste åren har vi exempelvis sett både GDPR och skattereduktion på gåvor ställa krav på våra kunders insamlingssystem. Med ett skalbart system kan vi säkerställa att dessa yttre faktorer blir till en fördel för er organisation, snarare än att det blir en börda som kräver att ni har speciallösningar utanför systemet.
