Ett IT-system lyfter en affär och ett företag mot helt nya möjligheter medan ett annat lägger krokben genom att skapa mer administrativt arbete och frustration trots att intentionerna vid implementationen varit desamma. Oftast beror inte detta på att systemen i sig är bättre eller sämre prestanda- eller kodmässigt. Snarare handlar det om hur systemet och verksamheten stämmer överens – Passar systemet verksamheten eller tvingas verksamheten anpassa sig till systemet? Vi föredrar det första.
Att bygga ett helt nytt system kan skapa en otrygg känsla gällande både tid och budget. Ibland kan det därför kännas mer säkert för både kalendern och plånboken att välja ett system som står färdigt med en fast månadskostnad och med redan implementerad funktionalitet. Det är dessa system vi kallar ”standardiserade”. Det är enkelt att veta vad som ingår och vad kostnad i rena utgifter blir.
Tyvärr är det inte alltid så enkelt. Många gånger fungerar verksamhetens processer på ett annat sätt än vad det standardiserade systemet stödjer, vilket är oerhört krävande gällande förändringsledning, utbildning och andra sidoprocesser. Kanske stödjer systemet inte heller all nödvändig funktionalitet, vilket ofta resulterar i flera olika systemstöd som ökar komplexitet och förvaltningskostnader. Vi har stött på flera kunder som valt att anpassa sin verksamhet efter flera standardiserade system vilket tyvärr slutat med tråkiga kostnader i form av oanvändbara system eller onödigt tung belastning i manuell administration.
För att säkerställa att systemen vi bygger passar verksamheten väljer vi att bygga system som är skräddarsydda efter varje unik situation, s.k. anpassade system. Vi gör detta genom webbutveckling och med agila utvecklingsteam. Några viktiga fördelar med detta tillvägagångssätt är att systemen blir:
Användarfokuserade - Varje systems användargränssnitt och flöden anpassar sig efter hur verksamheten faktiskt arbetar. Systemen pratar samma språk i form av ord, layout och flöden och användaren har lätt för att lära sig det nya systemet och känna igen sig.
Värdefokuserade – Genom agil metodik arbetar vi i s.k. sprintar för att hela tiden bygga den viktigaste funktionaliteten först baserat på vad som tillför mest värde för verksamhet och användare. Vi anpassar gärna backlogen efter direkt användarfeedback för att uppnå högsta möjliga värde. Det är alltid beställaren/verksamheten som bestämmer vad som ligger i backlogen och vad som ska byggas härnäst. Detta sker i tät kommunikation med oss. På detta sätt betalar man som beställare alltid för relevant funktionalitet och onödig utvecklingstid undviks.
Skalbara och långsiktiga – Med den agila metodiken tillkommer också att kunna arbeta skalbart och bygga på funktionalitet allt eftersom verksamheten kräver detta. Detta gör att verksamheten inte växer ur systemet utan verksamhet och system kan snarare växa tillsammans. Vi arbetar till exempel ofta med så kallade POC:ar (Proof of Concept) för att testa koncept. Detta innebär att vi bygger minsta möjliga funktionalitet för att kunna testa om ett koncept flyger – detta för att undvika stort risktagande på en idé som kanske inte fungerar marknadsmässigt. När vi ser att idén flyger bygger vi vidare på nästa viktiga funktionalitet i listan – systemet går att skala.
Med det sagt finns det inget direkt facit på vilket typ av system eller vilket tillvägagångssätt som passar din verksamhet bäst. Det finns många faktorer som spelar in när valet av system ska tas – budget, tidsplan, omfattning, användarmålgrupp etc. Ofta kan standardiserade system anpassas till viss del men något begränsat, och kanske kan det räcka för just din verksamhet? I ett sådant läge kommer det standardiserade systemet förmodligen medföra en lägre kostnad och gå snabbare att implementera. När situationen kräver mer av systemet är det dock bättre att anpassa det. Det kommer medföra större möjligheter för verksamheten att förändras och/eller växa och den investering som görs i det anpassade systemet ger snabbt avkastning. I det långa loppet handlar det om att få ut högsta möjliga värde av investeringen, men oavsett vilket system som väljs – tvinga inte verksamheten att anpassa sig efter det.
