Viva Engage är en social plattform för företag och används för att främja kommunikation, samarbete och engagemang inom organisationer, med potential att också lyfta företagskulturen. Här delar vi våra bästa tips på hur du kan arbeta strategiskt och framgångsrikt med Viva Engage, oavsett om du redan har implementerat Viva Engage, eller funderar på om det är rätt val för din organisation.
Vad är Viva Engage?
Viva Engage är Microsofts moderna version av Yammer – en social plattform för organisationer och företag. Det är fullt integrerat i Microsoft 365, vilket innebär att företag som har Microsoft 365 också har tillgång till Viva Engage. Att Viva Engage är en del av Microsoft gör att det enkelt kan användas tillsammans med andra verktyg som Teams och SharePoint.
Hur fungerar Viva Engage?
Medan klassiska intranät fokuserar på att synliggöra officiell information från ledningen så är Viva Engage utformat för att stödja kommunikation och engagemang på bredare nivåer inom organisationen. Verktyget tillåter dialog utan att vara styrt av de åtkomstbegränsningar som finns i exempelvis Teams. Det betyder att medarbetare från olika delar av organisationen enkelt kan dela idéer, ställa frågor och bygga nätverk med varandra. Viva Engage är därför en social plattform som stärker både medarbetarengagemanget och företagskulturen.
Här är några nyckelfunktioner:
- Berättelser (Storylines): Ledare och nyckelpersoner kan nå ut till hela organisationen med bloggliknande inlägg.
- Communities: Används för att skapa gemenskap kring specifika ämnen eller intresseområden. Till exempel medarbetare som sitter på “kontoret på Kungsholmen” eller som använder ett visst digitalt verktyg och vill dela smartness med varandra kring det.
- Ämnen (Topics): Tagga inlägg med olika ämnen för att förenkla för medarbetaren att hitta alla inlägg om ett visst ämne oavsett berättelse eller community.
- Live Events: Möjlighet att arrangera digitala event med interaktion i realtid.
- Bädda in relevanta Viva Engage-flöden direkt i Sharepoint-siter och i cms-plattformar för att göra det enklare för medarbetaren att hitta informationen.
Vad skiljer Viva Engage från Teams?
Även om Viva Engage och Teams är integrerade med varandra, har de olika syften:
Viva Engage:
- Kommunikation för bredare grupper
- Öppet verktyg med syfte att nätverka med fler
- Långsammare kommunikationstempo
- Fokuserat på idéer och engagemang
- Vissa integrationer med Microsoft 365, t.ex. Teams och Sharepoint
Teams:
- Samarbete i projekt/grupper
- Begränsad till medlemmar i teamet
- Snabb och direkt kommunikation
- Fokuserat på arbetsflöden
- Många integrationer med Microsoft 365
Som avsändare kan du tänka på Viva Engage som ett verktyg som komplement till Teams och intranätet, men med unika styrkor:
- Använd Viva Engage för bredare kommunikation som ska nå många - och uppmuntra dialog.
- Se det som en plattform för att driva engagemang och innovation genom att bjuda in medarbetare att delta i samtal och bidra med sina perspektiv.
- Bygg upp välstrukturerade communities med tydliga syften och riktlinjer för att säkerställa att kommunikationen förblir relevant och engagerande.
Sju tips för att lyckas med Viva Engage
Att implementera Viva Engage är en bra början, men behövs följas upp med ett visst arbete för att skapa en levande plattform som bidrar till bättre kommunikation, samarbete och företagskultur. Här är sju tips från oss på Accigo som ger dig en bra start på vägen:
-
Gör communities synliga och tillgängliga
Se till att din målgrupp känner till communities. Dela länkarna i andra kanaler, prata om dem på möten och som administratör kan du bjuda in alla i en viss användargrupp vid ett och samma tillfälle. Ju fler som känner till vilka communities som finns, desto större chans att de blir aktiv och engagerande.
-
Få medlemmar att följa communityn
När medarbetare går med i de communities som är relevanta för dem ökar chansen att dialogen som pågår hålls levande. När man följer en community kan man få notifikationer via e-post eller i Teams när nya inlägg eller diskussioner dyker upp.
-
Skapa en plan för innehåll och interaktion
För att hålla ett community levande behövs en tydlig plan för innehåll. Vad ska delas, och av vem? Ska det vara öppet för alla att göra inlägg, eller vill du som community-ägare styra innehållet? Kommunicera detta tydligt i "info"-sektionen så att alla vet vad som gäller.
-
Visa vägen genom eget engagemang
Som community-ägare sätter du tonen. Följ andra, gilla och kommentera inlägg för att inspirera medlemmar att göra detsamma. Engagerade användare skapar ett mer dynamiskt och intressant forum för alla.
-
Använd funktioner som boostar synlighet och struktur
Dra nytta av funktioner som att:
- Fästa viktiga meddelanden högst upp i communityn för långsiktig synlighet.
- Lägga till @-taggar för att nämna kollegor och uppmärksamma viktiga diskussioner.
- Använda #-taggar för att gruppera innehåll, exempelvis för interna kampanjer eller specifika projekt.
-
Följ upp och justera efter behov
Använd Viva Engage analytics för att mäta aktivitet och räckvidd. Om engagemanget är lågt, justera innehållsstrategin – testa nya typer av inlägg, som polls, beröm eller inspirerande stories, och se vad som fungerar bäst.
-
Håll en respektfull och tydlig ton
Se till att alla följer regler för god ton och respekterar företagets riktlinjer för informationsdelning och informationssäkerhet. Som community-ägare har du ett ansvar att moderera samtal och rapportera olämpligt innehåll om det skulle uppstå.
