Användningen av molnplattformen Microsoft 365 har ökat drastiskt senaste åren. En möjliggörande kraft i detta har varit effektiv hantering och delning av dokument i SharePoint, som ligger till grunden för all dokumenthantering i Microsoft 365. Utöver att SharePoint skapar affärsnytta i sig, har det tillsammans med verktyget Power Automate gett möjligheter att skapa affärsnytta på helt nya nivåer. Med Power Automate kan du automatisera manuella uppgifter du gör varje dag och även automatisera större processer som annars innebär stora kostnader för företag. Denna artikel fokuserar på automatiseringen av processen för dokumentsiter, i detta fall projektsiter.
En fördel med Microsoft 365 är att det är en så kallad out of the box-lösning, vilket betyder att plattformen inte behöver någon utveckling utan den fungerar direkt vid installation. Utmaningen kan vara att verksamheter har behov av att anpassa plattformen. En lösning till detta är att utnyttja grunden i Microsoft 365 som en out of the box-lösning och samtidigt utnyttja kraften i att anpassa utifrån verksamheten med hjälp av Power Automate, läs mer om ett case nedan.
Resultatet blir att skapandet av en projektsite som annars skulle ta ungefär en heldag att konfigurera, idag går på ett knapptryck. Automatiseringen kallas SharePoint Site design och gör att en mall kan användas för att skapa följande tidigare manuella aktiviteter:
- SharePoint team site kopplad till intranätets Hub site och företagets tema
- Projektsitens startsida med formulär som illustrerar utvalda projektdata genom PowerApps, senast uppdaterade dokument, projektroller och hyperlänkar tillgängliga att länkas till relevant dokument eller hemsida.
- Dokumentbibliotek varav ett bryter behörigheter och skapar en SharePoint-grupp med syfte för dokumentdelning med externa parter
- Vyer, metadata och mappar för dokumentstruktur
- Innehållstyper på respektive dokumentbibliotek, vilket möjliggör användning av dokumentmallar
- Godkännande-process för dokument som publiceras
Att aktiviteterna ovan automatiserats bidrar både till tid- och kostnadsbesparingar. Utöver detta har även en projektsite skapats som samlar utvalda data från de olika projektsiterna på ett samlat ställe. Projektportalen ger en överblick över alla projekt med tillhörande projektinformation, vilket aggregeras till en lista och en Power BI-rapport som illustrerar den övergripande statusen för alla projekt samlade i ett diagram, se exempelbild.
Är du intresserad av att veta mer?
Kontakta:
Ola Brehm på Ola.brehm@accigo.se
Fanny Lindberg på Fanny.lindberg@accigo.se
