I maj förra året annonserade Microsoft sitt nästa steg i utvecklingen av det intelligenta intranätet: SharePoint home site. En webbplats designad att agera startsida eller topportal och som för samman organisatorisk information med personligt riktad information – till exempel nyheter, händelser och videor – oavsett ursprungsplats i intranätet. Efter ett års väntan är den nu tillgänglig att använda, även om viss utlovad funktionalitet fortfarande kvarstår.
En home site är en egenskap du tilldelar en kommunikationswebbplats (communication site) som då får ytterligare funktioner utöver de vanliga:
- Ett utökat sökomfång som visar sökresultat från hela organisationens tenant istället för det som enbart finns lokaliserat inom webbplatsen. Sökresultaten är – precis som tidigare – filtrerade utifrån vad du som användare har behörighet till.
- Särskild organisatorisk nyhetswebbplats där nyheter ges visuella signaler såsom markerade nyhetsrubriker och tydligare visas i nyhetsflödet på SharePoints startsida. Det är möjligt att ha fler än en organisatorisk nyhetswebbplats i intranätet, men den webbplats som agerar home site blir en sådan automatiskt.
- En egen ”hem-knapp” i SharePoints mobila app för Android och iOS så att de som har åtkomst till den webbplats som är home site lättare kan navigera till den.
- Tydligare integration med SharePoints startsida genom en länk (benämnd my SharePoint på engelska) i webbplatsmenyn. Startsidan får också samma färgtema, sidhuvud och sidfot för att tydligare knytas ihop med intranätet. Denna integration är ännu inte tillgänglig när du aktiverar en home site.
Den som är bekant med SharePoint känner säkert till att det tidigare krävts anpassning eller utveckling för att uppnå samma resultat som nu finns som standardfunktionalitet. Ibland har det till och med varit tvunget att skapa djupa hierarkiska webbplatsstrukturer som – med tiden – blivit svåra att underhålla.
SharePoints värld är numer platt istället för hierarkisk med webbplatssamlingar (site collections) istället för underwebbplatser (sub sites) och att förvalta en plattform i ständig utveckling ställer krav. Det gör informationsarkitekturen än mer viktig. Oavsett vilken teknisk funktionalitet det intelligenta intranätet kan leverera, krävs det fortfarande ett arbete kring informationen den ska tillhandahålla för att resultatet ska bli produktivt. Här följer fyra punkter som är bra att ta hänsyn till när du skapar och underhåller ett intranät
- Syftet – Varför ska det finnas ett intranät. Vilket eller vilka värden realiseras.
- Användarna – Definiera och gruppera användartyper utifrån roll och arbetsuppgifter. Vad vill och behöver de ha information om.
- Innehållet – Identifiera på vilket sätt intranätets innehåll distribueras och konsumeras. Vilka sidor besöks mer frekvent och vilka mer sällan. Vad är det för söktermer som används. Hur är informationen organiserad och vilken livscykel har den.
- Arkitekturen – Med hjälp av de tre första punkterna är det möjligt att avgöra hur webbplatser, navigering, sidlayouter och metadata bör vara utformad för att på bästa sätt hitta och konsumera relevant information men också för att optimera sökupplevelse och prestanda.
Är du intresserad av att veta mer
Kontakta:
Ola Brehm: ola.brehm@accigo.se
Nathalie Liljedal: nathalie.liljedal@accigo.se
Therese Forssén: therese.forssen@accigo.se
